Foto Groenesteeg

 

BELEIDSPLAN VAN DE STICHTING TOT INSTANDHOUDING VAN DE BEGRAAFPLAATS GROENESTEEG LEIDEN (2019 - 2023)

1. Inleiding
De Stichting tot instandhouding van de begraafplaats Groenesteeg, opgericht op 11 maart 1992, heeft volgens Artikel 2 van de statuten ten doel  “het verlenen van steun aan de instandhouding van de begraafplaats (beschermd monument in de zin van de Monumentenwet),1 en al hetgeen rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn”.
In dit beleidsplan wordt deze doelstelling nader gepreciseerd voor de periode van de komende vijf jaren (2019 tot en met 2023). De volgende aspecten worden in dit plan nader uitgewerkt:

Via concrete actiepunten worden de doelen voor de komende vijf jaar aangegeven. Het beleid moet worden beschouwd als een stip op de horizon: “waar willen we naar toe?”.

2. Publieke activiteiten
Algemeen
De historische begraafplaats Groenesteeg, waar sinds 1975 niet meer begraven mag worden, is een Rijksmonument en heeft naast begraafplaats in ruste ook een functie als stadspark. Deze publieke ruimte is dagelijks geopend, in principe tussen 8.00 en 17.30 uur. Men kan vrij rondlopen over de paden.

Openstellingen
De Stichting organiseert maandelijks, meestal op de eerste zondag van de maand, een bijeenkomst, waarbij de aula voor het publiek wordt opengesteld, er een thematische rondleiding over de begraafplaats is of in de aula een activiteit wordt georganiseerd, zoals een lezing of een muzikaal optreden.

Rondleidingen
Er is inmiddels een groot aantal thematische rondleidingen: (1) bijzondere personen; (2) fabrikanten; (3) hoogleraren; (4) burgemeesters, apothekers en kunstenaars; (5) vrouwen; (6) symbolen en opschriften op graven; (7) medici; (8) musea; (9) predikanten. Ieder van deze rondleidingen zal ongeveer eenmaal per jaar gratis worden aangeboden.
Daarnaast kan men (tegen een kleine vergoeding van € 5,- p.p. met een minimum van  € 50,- in totaal) rondleidingen op verzoek aanvragen. Hieraan zal meer bekendheid worden gegeven.

Lezingen
Jaarlijks zal er één of twee keer een lezing worden georganiseerd, waarvan de toegang gratis is. Deze lezingen zullen bij voorkeur aansluiten bij bijzondere gebeurtenissen. De komende jaren zijn hiervoor de volgende mogelijkheden:

3. Informatieverstrekking
Informatiebord

Op het bord bij de ingang staat een QR-code, waarmee men de website kan oproepen met allerlei informatie, o.a. over de graven: wie liggen er begraven en waar.

Website
Een goede website van groot belang. De website van de begraafplaats Groenesteeg zal verder worden verbeterd overeenkomstig reeds gemaakte afspraken. Een nieuwe  werkgroep zal zich gaan bezighouden met het aanleveren van de content, die door de webmaster op de website www.begraafplaatsgroenesteeg.nl zal worden gezet. Deze werkgroep houdt ook eventuele mutaties op de lijst van begraven personen bij. Via de website moet het mogelijk worden de grafboeken en de bomenkaart in te zien.

Nieuwsbrief en email
De donateurs worden persoonlijk geïnformeerd via nieuwsbrieven en e-mails. Het aantal nieuwsbrieven is ongeveer drie per jaar. Getracht zal worden van zoveel mogelijk donateurs het e-mailadres te achterhalen. Momenteel is het percentage donateurs zonder email ongeveer 20.

4. Onderhoud aan graven en groen
Onderhoud aan graven
In 2014/2015 heeft er een tweede restauratie plaatsgevonden (de eerste was in 1990/1992). Inmiddels is de toestand van enkele graven zodanig dat onderhoud zeer noodzakelijk is.
Het beleid ten aanzien van het dit onderhoud is ‘het verval te begeleiden’. Wat dit precies inhoudt zal nader worden gespecificeerd.
In 2019 dienen alle zerken gefotografeerd te worden, zodat de stand van zaken vast ligt. Jaarlijks dient er een schouw plaats te vinden op grond waarvan periodiek een kleine restauratie dient te geschieden. De gemeente, als eigenaar van de begraafplaats, dient hiervoor jaarlijks geld te reserveren.

Onderhoud aan groen
Voor het onderhoud aan het groen is het Beheerplan 2006-2021 (de n.a.v. de renovatie in 2015 aangepaste versie) leidraad. Op de uitvoering ervan dient te worden toegezien.
In 2020 samen met de gemeente Leiden een nieuw beheerplan opstellen voor de periode 2022-2037.
Verder geldt:

5. Onderzoek en publicaties
Onderzoek
Er zijn vele zaken, de begraafplaats betreffend, waarvoor nader onderzoek interessant en zinvol is. De werkgroep Onderzoek heeft inmiddels 62 personen beschreven en gaat hiermee verder. Daarbij wordt gedacht aan het “ontginnen” van nog onbekende interessante personen die op Groenesteeg begraven zijn en het leggen van verbanden tussen op Groenesteeg begraven personen en het Leiden van vroeger en nu.
Met name moet eerst onderzoek worden gedaan - voor zover nog niet is gebeurd - naar personen die voorkomen in de rondleidingen.
De grafboeken, die bij ELO zijn, dienen op korte termijn te worden gedigitaliseerd.

Publicaties
Van de verhalen die zijn opgesteld worden kleine boekjes gemaakt die tijdens de openstellingen voor een klein bedrag (€ 1,-) worden verkocht.
Daarnaast kunnen er over ‘grotere’ onderwerpen aparte boeken/boekjes worden gemaakt, zoals de afgelopen jaren is gebeurd over de restauratie, Van Gogh en de aula.

6. Financiën en donateurs
Inkomsten via donateurs
De stichting verkrijgt inkomsten uit bijdragen van donateurs. Er zijn donateurs voor het leven (eenmalige betaling van € 144) en donateurs die jaarlijks (minimaal) € 12 betalen. Op dit moment (eind 2018) zijn dat er respectievelijk ongeveer 102 en 127, die gezamenlijk jaarlijks ongeveer € 3.000 bijdragen.
Er moet gestreefd worden naar meer donateurs en schenkingen, waarmee jaarlijks minimaal € 5000 aan inkomsten wordt gegenereerd. De donateurs moeten worden gewezen op onze culturele ANBI-status, waardoor giften voor 125% van de inkomstenbelasting kunnen afgetrokken.
Na afloop van de openstellingen zal aan de aanwezigen om een vrijwillige bijdrage worden gevraagd.
Met de extra gelden kunnen wat meer activiteiten en producten worden ontwikkeld om onze doelstelling te realiseren. Tevens kan daarmee een buffer worden opgebouwd voor onvoorziene omstandigheden.

Inkomsten via fondsen
Bij bijzondere uitgaven, zowel voor de aula als voor de begraafplaats, dient te worden bekeken of er fondsen zijn om deze uitgaven geheel of gedeeltelijk te bekostigen.
Op de lijst van via fondsen te verwerven zaken zal een AED-apparaat worden geplaatst.

Begroting en financieel jaarverslag
Jaarlijks wordt het volgende gedaan:

7. Aula
Er dient een bruikleenovereenkomst met de Stichting Boerhaave te worden opgesteld en nageleefd voor het gebruik van de aula. Jaarlijks wordt voor gas, licht, water en klein onderhoud aan de aula een bedrag begroot. De inventaris- en brandverzekering wordt gehandhaafd.
Er zullen nieuwe (klap)tafels en stapelbare vergaderstoelen worden aangeschaft, evenals een nieuwe koelkast, opbergkasten en gordijnen.
Er moet een plek komen, waar stukken grafsteen worden opgeslagen.
Een goed contact met de bewoners van de bovenverdieping dient te worden nagestreefd.
Er wordt gestreefd naar een nooduitgang, bijv. bij de berging.

8. Singelpark
De historische begraafplaats Groenesteeg is een bijzonder onderdeel aan het Singelpark. Het is geen onderdeel van de oneindig doorlopende route, maar een extra lus. Wij dienen ervoor te waken dat er geen tweede toegang wordt gecreëerd en daarvoor zullen wij op korte termijn  argumenten aandragen.
In het kader van het Singelpark wordt ook gekeken naar een nieuw ontwerp van het Lakenplein/Lakenpark. Wij dienen daarbij betrokken te blijven.
Er dienen goede contacten te zijn met de beslisinstanties over het Singelpark.

9. Bestuur en vrijwilligers
Het bestuur bestaat momenteel uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en twee leden. Het bestuur dient te worden uitgebreid met één of twee bestuursleden. De bestuursleden verrichten hun werkzaamheden als vrijwilliger.
De bestuursperiode kent een termijn van 6 jaren; een eventuele herbenoeming voor een  of meer volgende perioden is mogelijk. Er dient een schema van aftreden te worden opgesteld.
De bestuursleden verdelen de taken onderling, waarbij er voor iedere primaire taak een vervanger zal zijn.
Het bestuur vergadert in principe eens per maand. Gestreefd dient te worden om naast de dagelijkse en actuele aangelegenheden ook regelmatig - zo nodig in extra bijeenkomsten -  te vergaderen over beleidsmatige zaken.
De wijkregisseur is, zeker als intermediair tussen Stichting, gemeente en Boerhaave, een belangrijke functionaris om bij de vergaderingen aanwezig te hebben.  
Naast het bestuur zijn er enkele werkgroepen: Rondleidingen, Onderhoud (de Groenploeg), Onderzoek en de nieuw op te richten werkgroep Website. De voorzitters van de werkgroepen zijn  bestuursleden. Er dient te worden gezorgd voor voldoende bezetting van de werkgroepen, zowel kwalitatief als kwantitatief.

10. Diversen
Gemeente Leiden
Er dient een goed contact te zijn met de gemeente Leiden, de eigenaar van de begraafplaats. Goede informele contacten zijn van groot belang. Formeel is de wethouder, die de begraafplaats in zijn portefeuille heeft, het aanspreekpunt. Informeel is de wijkmanager het intermediair tussen Stichting en Gemeente.
Daarnaast dienen er goede contacten te zijn met gemeentelijke instanties op het gebied van Leiden promotie/marketing, zoals Leiden Marketing en Prokwadraat.

Stichting Boerhaave
Ook met de Stichting Boerhaave, waarmee wij een overeenkomst hebben voor het gebruik van de aula, dienen wij goede contacten te onderhouden.

Historische Vereniging Oud Leiden
Deze vereniging is “hoeder van het cultuurgoed van Leiden” en als zodanig een natuurlijke partner, gezien de doelstelling van de stichting Groenesteeg.

LUMC
De Stichting Groenesteeg heeft een relatie met het LUMC vanwege het Dankmonument. Daarvoor dient er een goed contact met het LUMC te zijn.

IVN
De begraafplaats heeft een parkfunctie en de IVN houdt driemaal per jaar een rondleiding over de begraafplaats. Goede contacten met deze partner zijn in wederzijds voordeel.

Overige organisaties
Ook ELO (Erfgoed Leiden en Omstreken) en de Stichting Open Monumentendagen Leiden zijn partners waar we een goede relatie mee moeten onderhouden.

Lustrumactiviteiten
In 2017, toen de Stichting Groenesteeg 25 jaar bestond, is er een succesvolle fotowedstrijd georganiseerd. Het is een goed idee om zo’n fotowedstrijd eens per vijf jaar te organiseren, in de periode van het huidige beleidsplan in 2022 t.g.v. het zesde lustrum van de Stichting. Ook een activiteit als een familiedag zou eens per vijf jaar georganiseerd kunnen worden.

Jaarverslag
Er zal jaarlijks een verslag worden gemaakt van de activiteiten en andere bijzonderheden, die betrekking hebben op de stichting en de begraafplaats.

Actielijst
Op grond van dit beleidsplan zal jaarlijks een plan worden opgesteld voor de uit te voeren acties.

 

1 Sinds 2016 heet deze wet de Erfgoedwet.

2 Architectenbureau Braaksma & Roos heeft de inschatting gemaakt dat de vrijwilligersbijdrage van de stichting ca 15% van de kosten kan drukken bij een volgende algehele restauratie welke eens in de 25 jaar te voorzien is.

....

Actueel

Klik hier voor de laatste nieuwsbrief.